Produktívabb munkavégzés rendezett irodában

Sokkal hatékonyabban végzik a kollégák munkájukat, ha egy jól megszervezett, rendezett környezetben tehetik azt, minthogy minden iratot keresgélniük kell, vagy bútorraktárhoz hasonlít az iroda.

A jól szervezett munkahelyen minden a dolgozók keze ügyében van, nem kell azzal foglalkozniuk a kollégáknak, hogy barátságos, kulturált, tiszta helyiséget varázsoljanak munkanapjuk elején, rögtön a feladataikra koncentrálhatnak. Az infrastruktúra kialakítása természetesen a vezetőség feladata (a napi takarítás, a bútorok beszerzése, stb.), azonban a rend és a rendszeresség fenntartása már a munkatársakkal közös feladat.

Hogyan tudunk produktívabb munkaterületet kialakítani?

Ahhoz, hogy vezetőként tisztában legyünk mire van szüksége a dolgozóknak a napi munkavégzés gördülékeny ellátásához, érdemes személyesen körülnézni legalább havi szinten a helyiségekben. Egy-egy ilyen bejárás során láthatóvá vállnak a problémás területek. Például ekkor derülhet ki, hogy a régi, használaton kívüli nyomtató még mindig a sarokban áll, ezzel foglalva el az értékes helyet. Vagy éppen a digitalizált iratok használatával egy csomó üres iratszekrény maradt az irodákban. A kollégák fluktuációja miatt több asztal akár üresen is állhat, míg egyes irodákban túlzsúfoltság lehet. Ilyenkor érdemes összegyűjtetni a nem használt bútorokat és az irodák felmérése után újraosztani azokat.

A kollégákat is vonjuk be a helyiség átrendezésébe. Próbáljuk meg az egyes munkafolyamatok alapján berendezni az irodát. A közösen használt nyomtatót helyezzük központi helyre, így nem kell több percet azzal tölteni naponta a munkatársaknak, hogy elhozzák a kinyomtatott irataikat a nyomtatóból. Lehetőség szerint az ülőmunkát végző kollégáknak biztosítsuk, hogy minden szükséges eszköz szinte karnyújtásnyira elérhető legyen számukra.

Az iratok rendszerezése is fontos a hatékony munkavégzéshez. Használjunk irodai fiókos tárolókat, melyekben biztonságosan, akár elzárva is tárolhatóak az iratok. Címkézzük fel a fiókokat, így könnyebben rátalálnak a kollégák a keresett dokumentumokra.

Ösztönözzük a munkatársakat arra, hogy legalább havonta végezzenek el egy áttekintést íróasztalukon. Ilyenkor az összes iratot nézzék át, a felesleges papírokat semmisítsék meg. Biztosítsunk számukra asztali iratrendezőket, mappákat, és falra helyezhető faliújságot, melyre a fontosabb feljegyzéseket, határidőket függeszthetik ki. Érdemes egy oktatás keretében elmagyarázni, milyen módon tudják rendszerezni az irataikat, fontossági sorrendet kialakítani a meglévő munkák között. 

irodabútor iroda irodai szekrény irattartó szekrény irodai bútor